Mantenimiento post-evento: 6 tips para conservar tu stand

A las 19:00 en punto suena por megafonía la temida frase: “Se da por finalizado el evento. Gracias por su participación.” Y entonces empieza el otro espectáculo: desmontajes apresurados, operarios sudando bajo las torres de truss, lonas enrolladas sin mucho cariño y gráficas que acaban arrugadas sobre cajas de cartón.

Pero lo que muchos ven como “el final”, para quienes estamos en esto de verdad —diseñando, fabricando y montando stands para marcas que quieren dejar huella— es un momento crítico. Y si se gestiona mal, todo el trabajo anterior puede venirse abajo como un panel mal encajado.

En Naber Integral llevamos años dedicándonos al alquiler profesional de stands para ferias, congresos y eventos. Cada estructura que montamos se desmonta después y regresa a nuestros talleres. El cliente no se lleva el stand, porque no lo compra. Lo alquila. Lo vive. Lo exhibe. Y luego se va. Pero eso no significa que no tenga tareas pendientes. Sobre todo, si quiere cuidar la imagen de su marca hasta el último minuto.

Esto no va de guardar “el stand”. Va de saber qué te llevas y qué no

Primero, despejemos la duda que más se repite. El stand no es tuyo. La estructura forma parte de nuestro inventario técnico. Tú alquilas el servicio completo, desde el diseño hasta el desmontaje. Y cuando el evento termina, nosotros recogemos lo que es nuestro y tú te llevas lo que es tuyo.

¿Y qué es lo tuyo? Las gráficas impresas. Las lonas, paneles, textiles o vinilos que llevan tu logotipo, tus colores, tu storytelling. Eso sí lo puedes guardar. Y si están bien conservadas, quizás puedas usarlas en otra ocasión, en tu oficina, en un showroom o en otro stand, siempre que el formato sea compatible. Pero, cuidado: eso no siempre es posible.

Así que conviene no hacerse ilusiones con reutilizaciones totales. El diseño puede repetirse. El concepto, también. Pero las medidas cambian, los flujos de visitantes cambian, y lo que funcionó una vez puede no ser válido la siguiente.

6 pasos para cerrar bien tu participación en una feria

Aquí va la parte práctica. Todo lo que necesitas saber para dejar tu stand (y tu imagen) en buen estado tras el evento.

1. Organiza la recogida de gráficas con tiempo

Parece obvio, pero se olvida más de lo que imaginas. Las gráficas se desmontan cuidadosamente y se entregan al cliente o agencia en el mismo recinto. Algunas marcas las desechan, otras las reutilizan en espacios internos.

Consejo: No esperes a que te las guarden. En Naber Integral no almacenamos gráficas, y si no las retiras a tiempo, podrían extraviarse o dañarse.

2. Documenta visualmente el stand montado

Haz fotos desde todos los ángulos. No solo para presumir en LinkedIn. También para analizar lo que funcionó, detectar errores y briefear mejor al equipo la próxima vez.

Además, esas imágenes pueden ser útiles para argumentar cambios de diseño si el siguiente evento es diferente.

3. Evalúa el estado de tus materiales gráficos

¿Las lonas están limpias? ¿Hay pliegues irreparables? ¿Los colores resistieron bien las luces y el paso de los días? Si la respuesta es sí, llévatelas bien protegidas. Si no, mejor desechar.

Cómo guardarlas bien:

• Enróllalas, no las dobles.

• Usa tubos rígidos y etiquetas.

• Almacénalas en lugares frescos y secos.

4. Cierra con tu equipo una lista de “pendientes para la próxima”

Una feria deja muchas lecciones. ¿Hubo espacio suficiente? ¿Se vieron bien los mensajes? ¿Faltó almacenaje oculto? Apunta todo mientras lo tienes fresco.

Esas notas son oro puro para el siguiente diseño.

5. Avisa si prevés otro evento similar

Si estás pensando en repetir diseño o formato, cuéntanoslo con antelación. No siempre será viable replicarlo, pero podemos estudiar opciones de adaptación con materiales compatibles.

Eso sí: cada evento se diseña a medida. Aunque se repita la estructura, no se repite el montaje tal cual. Ni se ofrece la opción de “usar el mismo stand”.

6. Deja que el equipo técnico haga su trabajo

En Naber Integral desmontamos cada estructura con método y cuidado. La revisamos, la transportamos y la reincorporamos a nuestro inventario. No hace falta que te preocupes por esa parte.

Pero sí conviene que sepas que una estructura en buen estado se reutiliza en otros eventos con otros clientes. No contigo. Porque cada stand es único, como cada marca.

Preguntas frecuentes (que esta vez sí respondemos)

¿Puedo guardar el stand completo para otra feria?

No. La estructura es de alquiler y se desmonta tras el evento. El diseño puede repetirse, pero el material vuelve a nuestros talleres.

¿Puedo almacenar las gráficas con vosotros?

No. Las gráficas son tuyas. Si quieres conservarlas, debes llevártelas el mismo día del desmontaje.

¿Qué pasa si se dañan?

Depende del daño. Si ocurrió durante el uso y es normal, se desechan. Si hay daños atribuibles al desmontaje, nuestro equipo te informará.

¿Y si quiero repetir el mismo diseño?

Genial. Lo hablamos. Pero no garantiza que se use la misma estructura. Todo depende del nuevo espacio, medidas, normativas, etc.

Cerrar con cabeza también es comunicar bien

Un stand bien desmontado dice mucho de una marca. Transmite orden, profesionalismo y respeto por el trabajo ajeno. Y en un sector donde la improvisación se paga cara, eso vale más que una gráfica espectacular.

Así que la próxima vez que termine un evento, no te vayas sin cerrar el círculo. Revisa tus materiales, recoge lo que es tuyo, saca fotos, toma nota de lo que funcionó… y prepárate para el siguiente reto.

En Naber Integral, estamos para ayudarte a que cada stand sea una experiencia cuidada de principio a fin. Incluso cuando termina.